كيفية انشاء نظام محاسبى وبدء الدورة المحاسبية لاى منشأة

في هذا المقال سوف نؤهلك لكي تكون محاسبًا محترفًا قادرًا على الالتزام بكل متطلبات عمل المحاسب ومن أهم هذه المتطلبات هي طريقة إنشاء نظام محاسبي، بفرض أنك قدمت على طلب عمل لدى إحدى الشركات وبالفعل تم قبولك للعمل بهذه الشركة وعند استلامك العمل تبين لك أن هذه الشركة لا تتبع نظامًا محاسبيًا منظمًا أو حتى أي نظام إلكتروني، وطلب منك مديرك في العمل إنشاء نظام محاسبي قوي من البداية لهذه الشركة، فهل ستعرف عمل ذلك بنفسك ؟؟؟ نعم ستعرف وبكل سهولة وذلك بعد قراءة هذا المقال ودراسة ما فيه جيدًا.

1. تحديد طريقة العمل والاتفاق مع صاحب الشركة على آلية العمل المحاسبي وهل سيكون هناك نظام إلكتروني يعتمد على البرامج المحاسبية أم سوف يكون نظام يدوي يعتمد على الدفاتر والتسجيلات اليومية للحسابات.
2. تحديد رأس المال في بداية الفترة وتحديد كل الأصول والخصوم الخاصة بالشركة وتسجيلها.
3. جمع جميع المعلومات عن الشركة من حيث طبيعة عملها وأنظمة وسياسات الشركة وكل ما يتعلق بنظام الشركة.
4. بيان كامل بأسماء كل الموظفين العاملين بالشركة وأجورهم وملفاتهم وجميع الرواتب المصروفة لهم من بداية السنة المالية.
5. جرد المخزون وجرد كل عمليات الصرف والإيداع التي تمت حتى وقتنا الحالي.
6. إحضار كشوف البنك وجميع أوراق العمليات المالية وتسويتها وتسجيلها.
7. حصر جميع الأصول وتسجيلها دفترياً ومطابقتها مع المستندات إن وجدت أو مطابقتها مع المالك.
8. بعد حصر جميع الأصول يتم عمل إهلاك لهذه الأصول لكل فترة على حدة من تاريخ بدء الشراء.
9. حصر كل الالتزامات التي على الشركة ومصادقتها مع الجهات ذات الصلة وحصر أرصدة العملاء والمدينين ومصادقتها.
10. عمل مطابقات للحسابات المدينة والدائنة وحسابات البنوك وإعداد التسويات اللازمة.
11. حصر وجرد كل فواتير البيع والشراء وسندات القبض والصرف.
12. تجهيز وحصر وطباعة الدورة المستندية من فواتير وسندات ووضعها في فايلات منظمة.
13. لا بد أن يكون هناك برنامج محاسبي أو جزء إلكتروني لتسهيل العمليات المحاسبية والحصول على دقة أعلى وتوفير الوقت وسرعة الحصول على البيانات وقت الحاجة إليها ويمكنك الاعتماد على الإكسيل كأبسط الأمور لذلك.
14. آخر شيء قد نؤكد عليه مرة أخرى وهو جرد وتسجيل كل من (الأرصدة النقدية - حسابات المخزون - حسابات العملاء - الأرصدة المدينة والالتزامات المتداولة وغير المتداولة - حقوق الملكية - حساب الإيرادات والمصروفات).

1. هل يمكنني استخدام الإكسيل كبديل عن البرامج المحاسبية المكلفة؟

نعم، في البدايات والمنشآت الصغيرة جداً، يعتبر الإكسيل أداة قوية جداً إذا تم استخدامه باحترافية، ولكن مع نمو الشركة وزيادة العمليات، يفضل الانتقال لبرنامج محاسبي لضمان الأمان والدقة.

2. ما هي أول خطوة فعلية عند الدخول لشركة "بدون حسابات"؟

أول خطوة هي "جرد الواقع"؛ أي جرد النقدية، البنك، والمخزون، وتحديد الأصول الثابتة، لتكوين ما يسمى بـ "ميزان الافتتاح" أو قيد البداية.

3. كيف أحدد العمر الإنتاجي للأصول عند حساب الإهلاك؟

يتم تحديد العمر الإنتاجي بناءً على تقديرات فنية ومعايير محاسبية متعارف عليها (مثلاً: السيارات 5 سنوات، الأجهزة الإلكترونية 3-4 سنوات)، أو حسب اللوائح الضريبية المحلية.

4. ما أهمية "المصادقات" مع العملاء والموردين؟

المصادقة هي وسيلة رقابية للتأكد من أن الرصيد المسجل في دفاترك هو نفس الرصيد الموجود لدى الطرف الآخر، مما يمنع حدوث تلاعب أو أخطاء في التسجيل.

5. هل شجرة الحسابات موحدة لكل الشركات؟

لا، هناك هيكل عام (أصول، خصوم، ملكية، إيراد، مصروف)، لكن تفاصيل شجرة الحسابات تختلف تماماً بين شركة تجارية، وصناعية، وخدمية، وشركات المقاولات.

بعد دراستك لهذا المقال جيداً فلن تحمل هماً بعد الآن للعمل بأي شركة أو منشأة فالموضوع الآن أصبح سهلاً بالنسبة إليك وإذا كان لديك أي استفسار أو تحتاج إلى المساعدة قم بالتعليق وسوف نقوم بالرد عليك وإفادتك أتمنى التوفيق للجميع ولا تنسونا من صالح دعائكم.

إن بناء النظام المحاسبي هو بمثابة بناء الأساس لمنزل قوي؛ فكلما كان الأساس متيناً ومنظماً، استطاع المنزل الصمود أمام العواصف المالية. تذكر أن المحاسب ليس مجرد "مدخل بيانات"، بل هو مستشار مالي يوجه الشركة نحو النمو والنجاح.